Il faut savoir persévérer. Après avoir réclamé pendant plusieurs années la mise en place d’un service des achats, Mireille Eriteau, la responsable des marchés publics de la ville de Pessac en Gironde (58 000 habitants), a obtenu gain de cause. Depuis le mois de septembre dernier, Marjorie Justin (1), une acheteuse issue du secteur privé, est venue renforcer l’équipe de trois personnes à Pessac. « Depuis 2001 et l’apparition de la nomenclature des achats de fournitures, travaux et services, j’ai régulièrement demandé à ma hiérarchie d’embaucher un acheteur au sens économique du terme, explique Mireille Eriteau. La généralisation des critères de développement durable et l’arrivée en 2009 d’un directeur juridique qui a soutenu ma démarche m’ a permis d’y parvenir. Les préoccupations du service des marchés publics étaient jusqu’à présent principalement juridiques, avec un partage de la rédaction des pièces de marché avec les services techniques, poursuit-elle. Ce sont donc les services gestionnaires qui se chargeaient de mener les négociations avec plus ou moins de réussite car ce n’est pas leur coeur de métier. En outre, les achats sont très éclatés à Pessac. Il paraissait nécessaire d’avoir une personne pour coordonner les commandes et le travail des agents impliqués, en particulier concernant les achats multi-services, et pour identifier les achats hors marchés ».

Appel à un acheteur privé

La fiche de poste était très clair : assurer la performance économique, la sécurité juridique et le développement durable des achats de la commune de Pessac, conseiller et supporter les services dans la mise en place de bonnes pratiques, piloter la démarche d’achats responsables et accompagner la structure dans ces changements. Le recrutement d’un acheteur privé était clairement assumé : « Nous avons préféré faire appel à ce profil car les acheteurs privés ont l’habitude de négocier en face à face, ce qui n’est pas le cas des acheteurs publics et nous considérons que la négociation est intéressante lorsqu’elle se fait en vis-à-vis. Pour ma part, je souhaitais par ailleurs un acheteur privé afin qu’il nous apprenne ses techniques qui restent mal maîtrisées par les collectivités publiques », justifie Mireille Eriteau. Selon cette dernière, l’arrivée de Marjorie Justin a permis d’introduire la pratique de l’évaluation systématique des entreprises via un tableau spécifique, lequel analyse leur prestation en termes de ponctualité, développement durable, etc. « Cette évaluation a plusieurs avantages : elle permet de mieux cibler les éléments sur lesquels les entreprises ont pêché, de les alerter sur leurs points faibles qui seront regardés avec attention lors du marché suivant. Nous disposions déjà d’une fiche d’accompagnement au sein du service, mais Marjorie nous a apportés des idées pour évaluer les consultations. Ainsi, nous effectuons maintenant grâce à elle un bilan de chaque consultation à partir de 20 000 euros. Elle fait également du sourcing en matière de développement durable », poursuit Mireille Eriteau.

Changer les habitudes…

En matière de négociation, les agents en ont conduit quatre pour l’instant, qui toutes ont intégré des discussions de visu avec les candidats : « Elles ont été menées en binôme avec Marjorie et le collègue du service technique, détaille la responsable. Les entretiens, pour l’achat d’une prestation de nettoyage, ont montré que les sociétés avaient mal compris et mal interprété certains éléments du dossier. Nous avons pu rectifier le tir ». Cette petite révolution des pratiques ne ressemble pas à un long fleuve tranquille pour autant. Mireille Eriteau avoue que les changements d’habitudes de travail, notamment dans la définition du besoin, qui se fait désormais en duo entre le service technique, invité à rédiger des cahiers des charges fonctionnels et non plus techniques, et Marjorie Justin, perturbent certains : « Cela demande de changer des habitudes parfois tenaces et de la réflexion…, analyse-t-elle. Les services administratifs étaient les plus en attente surtout pour les fournitures multi-services. Mais les services techniques sont plus indépendants. Ils ont toutefois demandé une réunion de présentation des missions de Marjorie. Les choses s’installent petit à petit. » Pour appuyer sa démarche, le service des marchés publics et des achats a prévu de publier un guide de la commande publique, qui se composera notamment d’une fiche de suivi des entreprises et d’un modèle de rapport d’analyse des offres, et d’organiser des formations sur l’ensemble de la chaîne achat. « Nous avons maintenant besoin d’un portage fort de la part de la hiérarchie » , conclut Mireille Eriteau.

(1) Lire notre brève de nomination : Marjorie Justin, acheteuse pour la ville de Pessac