Se doter d'une cartographie achat n’est pas une obligation juridique. Pour autant, de nombreuses collectivités publiques se font réprimander, par les chambres régionales des comptes, à cause de leur absence. Mais alors pourquoi ? Qu’est-ce qu’une cartographie achat ? A quoi sert-elle ?
Une notion plus facile à expliquer par sa finalité, à savoir une aide à l’optimisation du process achat en interne, tant sur les volets juridique qu’économique, voire environnemental et social…
 

Quelles que soient la nature et la taille de l’entité, qu’elle soit publique ou privée, la cartographie achat est indispensable pour monter une stratégie achat. « C’est l’outil de pilotage incontournable d’une fonction achat », déclare Jean-Paul Roustan, dirigeant du cabinet Public Sourcing. « Elle donne aux directions achats une photographie détaillée de ces derniers », embraye Olivier Fauconnier, fondateur de APTILIS.
A l’appui de celle-ci, il est possible pour un organisme de dégager des leviers d’optimisation afin d’améliorer la gestion de ses dépenses. Et de tendre vers une meilleure prise en charge de ses besoins. 
 

Une cartographie va bien au-delà d’une segmentation par nature des achats. Elle en fait une découpe sur quatre niveaux, explique Jean-Paul Roustan : 

• Primo, il y a une détermination des dépenses relevant de la commande publique de celles qui sont hors champ ;
• Deuzio, une ventilation des achats par services/directions ;
• Tertio, une répartition par fournisseurs.
• Enfin, un classement des dépenses par famille d’achat.

Une collectivité peut découvrir qu’une prestation similaire ou des interventions d’une même entreprise sont pilotées par plusieurs services

Ce procédé permet de voir les achats en interne sous différents angles. Par exemple, à la lecture d’une cartographie achat, une collectivité peut s’apercevoir qu’une prestation similaire ou des interventions d’une même entreprise sont pilotées par plusieurs services… ou bien qu’un fournisseur répond à des besoins qui ne relèvent pas de la même famille d’achat.
 

Avec ces informations et leur croisement, le pouvoir adjudicateur sera ainsi plus à même de sécuriser sa procédure de passation, insiste le directeur de Public Sourcing. Le travail autour de la computation des seuils sera davantage précis. La part des achats hors marchés sera visible (calcul du taux de couverture marché). Et le suivi des renouvellements des contrats sera mieux encadré.

L'acheteur public parvient à identifieraisément ses prestataires stratégiques… et à définir la ligne de conduite à adopter au fil de l’exécution

Du côté de la relation fournisseur, l’acheteur public parviendra aisément à identifier ses prestataires stratégiques… au vu des dépenses et/ou des missions qui leurs sont confiées. Et à définir la ligne de conduite à adopter au fil de l’exécution (des revues de contrat plus fréquente, un suivi des prestations assidues…) ou des prochaines passations (réduire le risque de rupture de la chaîne d’approvisionnement).

Il est évident qu’une structure, humainement et matériellement, ne peut exercer un contrôle pointu pour chacun de ses contrats, note le fondateur APTILIS. Une priorisation est donc nécessaire.En parallèle, l’entité pourra dimensionner de façon plus fine son organisation achat. Et ainsi parvenir à des gains de productivités, pointe Jean-Paul Roustan.
 

Reste que le montage d’une cartographie achat est assez technique. Cet exercice nécessite des moyens humains et un savoir-faire (recenser les données pertinentes et les retraiter), relève Jean-Paul Roustan. Ensuite, comme le souligne Olivier Fauconnier, les éléments qui permettent de faire ce montage, peuvent manquer ou être partiels… complexifiant ainsi la démarche. Autrement dit, la réalisation d’une telle matrice implique un travail rigoureux, complexe et fastidieux (s’étalant probablement sur plusieurs semaines). De fait, c’est une approche qui peut être mise en œuvre plus commodément par les grandes collectivités, reconnaissent les deux consultants.  
 

Par ailleurs, une fois qu’une entité dispose de cet outil, elle est tenue de l’alimenter afin qu’il ne tombe pas en désuétude. Une cartographie achat est un état des lieux à un instant T, assène le dirigeant APTILIS. Le renouvellement régulier de celle-ci est donc primordial afin que la stratégie achat déployée, qui en découle, soit efficace et d’actualité.
En conclusion, selon les praticiens, pour éviter que cette tâche devienne énergivore pour les services, l’une des solutions serait l’optimisation du SI achat, afin que les données souhaitées puissent être extraites facilement.