Certifiée iso 9000 (version 2008) pour l’ensemble de ses services, Pas-de-Calais Habitat, l’office public d’aménagement et de construction du département, a décliné cette politique en trois objectifs principaux concernant ses marchés : adapter et améliorer les offres des fournisseurs, les évaluer, et acheter en procédure formalisée. S’agissant du premier pilier de ce triptyque, le service achats de l’OPH s’est organisé pour recevoir et expliquer aux entreprises comment répondre à ses marchés publics et les inciter également à se lancer dans la compétition, en amont du lancement d’une procédure. Comme l’explique Bruno Magnani, le chef du service des achats de l’office, l’objectif recherché est de recevoir des offres de qualité et en nombre suffisant, c'est-à-dire entre deux et trois dossiers de candidature au minimum. Dans la même veine, l’équipe du service des achats s’attache à évaluer tous ses fournisseurs stratégiques en travaux, ainsi que dans les domaines de l’entretien et des réparations car ils sont, dans ces cas précis, en contact direct avec les locataires : « Nous avons mis en place des règles précises. Les chargés d’opération de l’office émettent systématiquement un avis sur les travaux effectués en analysant trois critères : la qualité du travail, le respect des délais et la réactivité. Les résultats sont ensuite exploités par un cabinet extérieur auquel nous avons fait appel pour nous aider car cette activité et très gourmande en temps », précise Bruno Magnani. Concernant les marchés d’entretien et de réparation, leur évaluation s’appuie sur la réactivité du prestataire et le respect des rendez-vous, et le respect des délais contractuels d'intervention, compris entre 3 et 7 jours selon le type de travaux, et sur lequel chaque entreprise s’engage. « Les résultats de ces dernières évaluations manquent encore de précisions car les extractions issues de notre logiciel interne ne permettent pas de prendre en compte les cas d’absences des locataires aux rendez-vous prévus», indique l’acheteur.

Appel d’offres dès 50 000 euros pour les fournitures et services

Troisième pilier de la politique d’amélioration du service des achats, l’achat en procédure formalisée répond à la volonté de l’établissement de border ses procédures : « Nous avons décidé d’instaurer un seuil de 50 000 euros à partir duquel l’appel d’offres est systématiquement utilisé pour nos marchés de fournitures et de services », mentionne Bruno Magnani, avant d’en donner la raison : « D’autres services que le nôtre sont amenés à acheter au sein de Pas-de-Calais Habitat, avec un niveau de maturité hétérogène en terme d'achat. La diminution des seuils nous offre, en outre, une certaine garantie en matière de sécurité économique. A l’heure où les élus locaux, ainsi que l’Etat, plaide pour relever le seuil européen des procédures négociées, une telle attitude surprend. Mais pour le responsable des achats de l’établissement, cette décision a aussi pour intérêt de permettre une publicité élargie des marchés lancés et donc une ouverture de la concurrence. « La souplesse vient de notre CAO qui peut nous autoriser à passer en procédure négociée lorsque la situation répond à l’un des cas prévus dans le code, comme des offres trop éloignées à notre évaluation financière par exemple », soutient Bruno Magnani. S’agissant des marchés de travaux, les MAPA sont autorisés jusqu’à 4,8 millions d’euros, mais la procédure demeure plus stricte que pour un MAPA ordinaire : « La procédure se rapproche d’un appel d’offres : la publicité est obligatoire sur notre site, dans la presse professionnelle et au BOAMP. Le délai de consultation est de 22 jours, et les dossiers des candidats sont examinés par un comité d’éthique composé des mêmes membres que la CAO. C’est également lui qui autorise ou pas la négociation pour ces marchés, commente le responsable. La certification, outre la rigueur qu'elle apporte, nous amène naturellement à travailler dans un souci d'amélioration continue, afin de satisfaire tant nos clients internes, que nos locataires. La notion de service est donc au centre des préoccupations du service des achats », conclut-il.