La Folle Semaine des Marchés Publics

Au bout de la chaine de dématérialisation… l’archivage !

"La liberté consiste à faire tout ce que permet la longueur de la chaîne." - François Cavanna

« C’est le sens de l’histoire ». Lors de la conférence organisée le 25 novembre par achatpublic.com, dans le cadre de la "Folle semaine des marchés publics", Jean-François Thibous (directeur de projet transformation numérique de la commande publique à la DAJ) insiste sur l’importance de l’archivage, point ultime de la dématérialisation de la commande publique. Dématérialiser toute la commande publique d’ici à 2022, cela passe, certes, par la mise en place effective, simple et cohérente de son  profil acheteur (lire "Plateforme de démat : la vitrine de l’acheteur"), par une évolution des pratiques en matière de signature électronique et des parapheurs électroniques. Mais, en bout de chaîne, il y a l’archivage (lire "Le futur de la dématérialisation des marchés publics"). Signe de l'importance de l'enjeu : Jean-François Thibous ajoute : « nous finalisons d’ici la fin de l’année trois documents avec le SIAF (service interministérielle des archives de France) ».
 

De 5 à 70 ans : ce que l’on doit à la DUA

L’archivage électronique des marchés doit être traité avec le plus grand sérieux. Ne serait-ce que parce qu’il concerne des documents assez sensibles portant des détails techniques et financiers, non seulement en rapport avec les acheteurs publics, mais également les opérateurs économiques ayant participé à une procédure de passation de marché. L’objectif est de les conserver dans un système à valeur probatoire, qui permettra de tracer et de garantir l’intégrité de tous les documents qui y sont déposés en cas de demande du juge.
Il faut se fier alors à la DUA (sigle que vous rencontrerez de plus en plus souvent : "Durée d’Utilité Administrative"). Un régime assez riche : la DUA varie de 5 ans (marchés publics de fournitures ou de services), à 10 ans pour les marchés de travaux ; 30 ans dans le cas de risques environnementaux... jusqu'à 70 ans après la mort de l’auteur pour les pièces d’un marché portant cessions des droits patrimoniaux sur une œuvre de l’esprit ! Avec le passage du papier au 100% numérique, « la responsabilité archive », ne serait-ce que quantitativement, va atteindre des sommets !
 

Urgence et complexité

Pour l’instant, on en est aux balbutiements. Mais il va falloir s’y mettre rapidement, vu le volume des documents à stocker ! Il y a urgence à mettre en œuvre une véritable politique d’archivage électronique pour ne pas être pris en « défaut d’archivage ». Avec ce rappel, a priori de bon sens : stocker sur un ordinateur, un disque dur autonome, une clé USB ou tout autre support des documents ou fichiers électroniques, cela ne constitue certainement pas une opération d’archivage !
L’archivage "2.0", c’est bien plus complexe. Il est marqué du sceau de la transparence et de l’accessibilité maximum et vise la conservation durable, dans leur intégrité de documents de plus en plus nombreux et divers. Il impose des règles, des principes de nommage et de classement, de traçabilité et d’accès. Pour se faire une idée du chantier à mener, on peut consulter "Le guide sur l’archivage applicable aux ordonnateurs et aux comptables publics dans le cadre de la dématerialisation"- mars 2019).
 

Paradoxe

C’est paradoxal : alors que tout le monde s’accorde à alerter sur les enjeux de l’archivage, peu de textes à ce jour sensibilisent ou guident les services. Du côté du code de la commande publique, l'article L. 2184-1 pose laconiquement l’obligation de conservation des documents de passation ; les articles R. 2184-12 et R. 2184-13 fixent les durées minimales de conservation des informations et des pièces constitutives des marchés. Quant au "Guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les acheteurs", il comporte en réalité très peu d’indications (p. 34). Mais la DAJ vous renvoie aux éditeurs : « Rapprochez-vous de votre éditeur de profil d’acheteur et de votre service des archives, ou de tout autre prestataire compétent sur ces questions ».
 

Jean-Marc Joannès