« Marseille Provence 2013 », désignée capitale européenne de la culture en 2013, peut ajouter une distinction à son titre honorifique. Cette association de loi 1901, soumise à l’ordonnance du 6 juin 2005, a en effet remporté le prix « petite structure » des Trophées de la commande publique. Cette modeste entité, créée en 2007 pour conduire l’ensemble des opérations du projet Marseille Provence 2013, s’est distinguée pour avoir mis en œuvre en quelques mois un vade mecum des achats afin de sécuriser ses procédures de commande publique spécifiques tout en sensibilisant ses agents à ce domaine peu, voire pas du tout, connu du milieu artistique culturel. « La mise en place des règles des marchés est un véritable casse-tête pour une association dédiée à la programmation artistique, explique Cynthia Albert, la juriste de la structure associative. La production artistique qui est au coeur de notre activité est un domaine que l’on peut considérer comme relevant de l’exception artistique au titre de l’article 33- II- 8 du décret d’application de l’ordonnance. Mais la jurisprudence est restrictive sur l’emploi de cette exception. Cela nous a amené à être très prudent et à adopter une ligne claire sur le sujet », poursuit la juriste. Le problème, c’est que l’association, totalement tournée vers la mise en place de créations et d’événements artistiques et culturels pour 2013 sur le territoire provençal, avait très peu de temps pour le faire et des moyens humains réduits, se résumant à une seule personne à temps plein, avec une personne en renfort quand c’est nécessaire.

Une bande dessinée pour désacraliser les marchés publics

« Nous nous sommes aperçus rapidement que les règles de marchés traditionnelles inspirées des documents et des procédures appliquées par des collectivités publiques étaient inadaptées à nos achats, poursuit Cynthia Albert. Les premiers achats dans le domaine artistique effectués en 2010 ont été laborieux. Compte tenu de la montée en puissance de ces achats en 2011, et surtout en 2012, il est apparu indispensable d’établir une procédure interne adaptée à notre fonctionnement et à la particularité de nos commandes. Il fallait aussi rassurer les utilisateurs qui avaient peur de la réglementation des marchés publics. Fin 2010, on a donc lancé le chantier du vade mecum qui a été rédigé entre janvier et mars 2011. » Le document a été adopté en conseil d’administration en septembre dernier et a fait l’objet de séances de formation spécifiques pour les équipes de production artistique et technique. Pour désacraliser le thème, Cynthia Albert et ses collègues ont eu l’idée de fabriquer une bande dessinée (à télécharger en cliquant sur l'image ci -dessus) sur le vade mecum avec la collaboration de quelques salariés de l’association qui ont joué les figurants : « On voulait faire quelque chose de sympa sur le vade mecum pour montrer que les marchés publics, c’est pas si compliqué que ça », ajoute la juriste.

Pas de signature électronique sous le seuil des 50 000 euros

Quatre procédures ont été définies et sont présentées dans le vade mecum: la mise en concurrence restreinte, la procédure simplifiée, la procédure adaptée et la procédure formalisée. : « En gros, les contrats passés en coproduction avec d’autres structures et les productions uniques sont hors marché. Les contrats pour lesquels nous demandons à des artistes de proposer des projets relèvent de l’exception culturelle. En revanche, les travaux faisant l’objet d’une réalisation sont mis en concurrence. C’est le cas par exemple pour la construction de l’œuvre monumentale que nous allons commander pour la digue du large », commente Cynthia Albert. Fait remarquable, l’association s’est parallèlement lancée dans la dématérialisation totale de ses achats : « La gestion papier était lourde pour une seule personne, avec un gros risque d’erreurs à la clé au moment des photocopies, du tamponnage, du scan des contrats pour les archiver, etc. On a donc décidé de tout dématérialiser pour gagner du temps », poursuit-elle. Verdict ? « Ce n’est pas une démarche évidente pour les candidats au départ. Le plus compliqué pour eux concerne l’obtention du certificat électronique. On a décidé de ne pas exiger de signature électronique pour nos procédures simplifiées inférieures à 50 000 euros. Depuis, ça marche plutôt bien et on gagne un temps fou sur le dépouillement des offres, la traçabilité précise des opérations, l’archivage des pièces. C’est génial », indique-t-elle. Précisons toutefois que les associations, contrairement aux collectivités publiques, n’ont pas l’obligation de transmettre leurs pièces au contrôle de légalité et donc de rematérialiser les documents le cas échéant…

Vade mecum Achats marseille Provence2013 (971.8 kB)