Les « gains rapides », ce sont, en quelque sorte, les voltigeurs, l’avant-garde de la mission achats. « La démarche poursuit plusieurs objectifs, bien sûr, faire des économies, montrer que la machine est enclenchée dans la dynamique RGPP, mais elle veut aussi mettre l’accent sur l’idée de la performance économique, réalisée dans un cadre coordonné », nous décrit, à grands traits, le capitaine Alexis Koumbacheff, chargé de suivre le dossier. Fallait-il encore dénicher les contrats susceptibles de générer ces gains rapides. Le ministère opte pour la méthode de l’entonnoir, en partant des 4000 actes juridiques d’achats courants supérieurs à 90 000 euros passés annuellement. « Nous avons fait un Pareto : 80% des dépenses sont concentrées sur 10% de ces marchés. On s’est donc focalisé sur les contrats supérieurs à un million d’euros, inventoriés durant l’été 2008, et en passe d’être renouvelés en 2009-2010 », détaille Alexis Koumbacheff. Soit un panel de 473 projets totalisant 3,6 milliards d’euros d’engagements pluriannuels. Priorité est donnée à la simplicité. « Nous avons écarté d’emblée les projets complexes et ceux qui nécessitaient des modifications d’organisation, ou des remises en cause d’habitudes : il fallait rechercher ce qui allait marcher de suite », poursuit-il. Autre critère : l’importance de l’impact financier, afin d’atteindre l’objectif. Au final, 42 projets sont retenus (pour 1,3 milliard d’euros d’engagement). Les plus gros bataillons sont fournis par l’informatique (50% de la masse financière), les télécoms et le mobilier. Une fois la zone de l’offensive définie, la mission achats s’est attachée à former ses troupes de choc, en utilisant la tactique de l’amalgame. Un soin particulier a été pris pour monter des groupes projets, fédérant toutes les parties prenantes (prescripteurs, utilisateurs) et mettant l’acheteur « au cœur » de ce « cimentage» : « c’est même la première fois que l’on le positionne comme un manager. La mission achats a laissé les acheteurs conduire les travaux. Nous ne sommes pas là pour infantiliser et nous n’avons pas de leçons à donner à nos camarades.»

Comment valider les économies

Quels ont été les leviers utilisés ? Bien entendu la standardisation et la massification, mais pas seulement. « La révision du besoin a été, dans beaucoup de cas, une idée force, un des leviers principaux, qui permettra de générer 60% des objectifs de gain. Il s’agit de modifier le niveau d’exigences, de réviser les critères d’attribution. Je prends l’exemple des écrans d’ordinateurs. Leur cahier des charges est clair et les exigences techniques bien définies. On peut très bien passer le critère prix de 30% à 80%. Ensuite, c’est un problème de contrôle de l’exécution des marchés. » Les modalités d’approvisionnement ont constitué l’autre élément clef. « Nous n’avons rien négocié, car il s’agit d’appels d’offres. On remet surtout en cause ce que l’on faisait auparavant, par exemple de raccourcir la fréquence des remises en compétition, en passant d’un marché de quatre ans à un marché d’un an », précise-t-il. La dernière phase sera bien entendu consacrée à la validation des gains, estimés à 16 millions, dont 9, rien que pour la micro-informatique. « 16 millions annuels, c’est une fourchette garantie », assure le capitaine Koumbacheff. Le sujet a été confié à un autre groupe de travail spécifique.  Comment calculer le boni ? D’autres organisations publiques ont tourné le problème dans tous les sens. « On comparera le prix historique à isopérimètre, en collectant les données après notification », répond l’officier. Si l’objectif n’est pas au rendez-vous, il n’aura pas de sanctions pour autant. « Il faut surtout lancer un état d’esprit : je pense performance. Et la volonté est de tracer l’économie potentielle, en soulignant, en bout de course, que si les économies ne sont pas atteintes parce que la consommation a triplé, l’acheteur n’y est pour rien. » Que deviendront les économies dégagées ? Elles seront reversées dans le pot commun du ministère à partir de 2010. Cependant, le service en recevra une partie pour ses propres besoins, notamment afin d’améliorer l’environnement de travail des salariés ou les crédits de formation. Comme le dit le proverbe, « qui n’épargne pas un sou n’en aura jamais deux »…