Il y a des a priori tenaces. La trop grande complexité des procédures administratives pour répondre à un marché public en est une. Les réformes successives du code des marchés publics et les projets de simplification, aboutis ou en cours,  destinés à faciliter l’accès des entreprises à la commande publique n’y ont pas changé grand chose. De manière générale, cette activité conserve auprès des opérateurs économiques, en particulier auprès des PME, des TPE et des petits artisans, une mauvaise image. « A Hyères, j’ai toujours été  interpellée par le fait que de nombreuses TPE ne répondaient jamais à nos marchés », commence par dire Laurence Aziz Rousset, la responsable du service de la commande publique. Cette défiance, associée à la méconnaissance des entreprises en matière de marchés publics, a un coût pour la collectivité. Outre l’infructuosité, elles mènent des situations déplorables pour les deux parties, selon la responsable : perte de temps  et perte économique lorsque l’attributaire provisoire  ne produit pas les documents administratifs nécessaires et se voit recaler au profit du deuxième ; Risque contentieux lorsque le candidat recalé engage un recours face à l’injustice d’avoir perdu  marché pour de la « paperasse ». 

Une cellule d’accueil des entreprises
Afin de tordre le cou aux idées reçues et attirer les opérateurs économiques, la ville de Hyères s’est donc lancée dans un grand plan d’actions pour faciliter leur accès à la commande publique. Décliné en plusieurs initiatives, ce programme a pour point d’orgue le passeport multi-pass pour les entreprises qui est opérationnel depuis le mois de juin dernier. « Au sein de mon service, nous avons mis en place une cellule d’accueil des entreprises qui est ouverte tous les jours de lundi à vendredi entre 8h 30 et 17 h 30. Elles peuvent s’y rendre sur rdv ou spontanément et obtenir un entretien personnalisé. Nous leur fournissons des conseils et des informations sur les questions qu’elles se posent en matière de commande publique, explique Laurence Aziz Rousset.

Un entretien personnalisé

A cette occasion, nous leur proposons d’ouvrir un passeport qui se décompose en trois volets. Le premier contient toutes les pièces administratives qui leur sont demandées lorsqu’elles candidatent  à un marché. Nous leur expliquons à quoi elles servent et pourquoi elles doivent être fournies. Le deuxième volet concerne les attestations fiscales et sociales que nous présentons et expliquons en les invitant à les réactualiser deux fois par an. Le troisième volet cherche à les valoriser. Nous leur délivrons sur simple demande, mais avec l’idée d’une automatisation à terme, les certificats de capacité de bonne exécution, signés de l’élu, lorsque le contrat s’est bien passé. »

Mutualisation du dossier de présentation des entreprises
Dès lors qu’un passeport a été ouvert, l’entreprise détentrice reçoit systématiquement toutes les publicités des marchés de la ville dans son secteur d’activité sans la moindre démarche de sa part. Les annonces sont également transmises aux différentes fédérations professionnelles concernées et identifiées dans les fichiers fournisseurs de la commune. Si, de surcroît, au moment de l’ouverture du passeport, l’entreprise a actualisé ses attestations, les documents sont enregistrés et n’ont pas à être fournis  de nouveau lorsque la société candidate à un nouveau marché de la commune : « Je me suis inspirée de la circulaire du 14 février 2012 relative au guide des bonnes pratiques  sur la possibilité de mutualiser le dossier de présentation des entreprises. Nous le pratiquons. Les entreprises n’ont à présenter qu’une seule fois par an les informations nécessaires à la validation de leur candidature. »

Validation de la candidature : une seule fois suffit

La collectivité a également mis en place un système de triple appel lors de l’envoi du courrier de demande des documents à l’attributaire : « Parallèlement à cet envoi, nous l’appelons le jour de l’envoi, à mi-parcours et le dernier jour du délai limite. Nous nous efforçons aussi de bien motiver  les courriers de rejet pour éviter aux a entreprises des rejets d’ordre formel et leur permettre d’améliorer leur offre », précise l’acheteuse.

Une charte de simplification
Concomitamment, la ville s’est efforcée de renforcer les liens et les contacts avec les grandes fédérations professionnelles et les représentants institutionnels.  « Nous avons organisé plusieurs  tables rondes et plusieurs rencontres, ce qui a abouti à l’élaboration d’une charte de simplification pour les entreprises, en collaboration avec les services fiscaux et sociaux hyérois. Nous avons également mis sur pied un petit guide de la dématérialisation qui est systématiquement diffusé avec le DCE auquel s’ajoute un guide « pas à pas » de l’opérateur économique pour utiliser la plateforme électronique de la collectivité », mentionne Laurence Aziz Rousset. 

Plus d'infructuosité ni de contentieux

Selon cette dernière, les résultats se font déjà sentir : « Depuis trois ans, nous n’avons plus eu aucun contentieux, alors qu’ils étaient très nombreux il y a une dizaine d’années. Nous ne subissons plus non plus d’infructuosité en raison de l’absence de candidatures. C’est vraiment appréciable car par le passé, nous étions parfois bloqués sur de tout petits marchés, commente-t-elle. J’ai l’impression que l’on a franchi un cap. On voit arriver dans notre cellule des sociétés que nous n’avions jamais vu par le passé et depuis cette année, nous avons enfon un décollage des offres dématérialisées. On est contents ! », annonce-t-elle. The last but not the least, un guide des élus de la CAO a été élaboré afin de les associer à cette démarche dès le début du mandat, puis en fonction des réformes : « Ils ont été formés aux marchés publics, les variantes, l’allotissement, les lots techniques, mais aussi la responsabilité pénale. » le service de la commande publique entend même se déplacer grâcieusement dans les fédérations pour expliquer à ses adhérents comment répondre à un marché public.

Sandrine Dyckmans