De l’audace, encore de l’audace, toujours de l’audace. Chargé du soutien de l’administration centrale du ministère de la Défense (210 millions d’euros d’achats annuels), dirigé par l’ingénieur général de 1ère classe Olivier Prats, le SPAC n’a pas hésité à exécuter un marché de déménagement en carte d’achat, outil plutôt réservé jusqu’à présent aux commandes de fournitures courantes. Il a même affiché la couleur dès l’avis de publicité, paru en mars 2010, en exigeant l’outil (en niveau 3) pour exécuter le contrat. Bien lui en a pris puisque la qualité de la démarche, pilotée par Hervé Horiot, à l’époque adjoint au sous-directeur des achats (il a depuis rejoint le service du commissariat des armées), n’a pas échappé à la sagacité du jury des 4èmes Trophées de la commande publique qui lui a accordé le 2ème prix. Le choix de la formule était tout sauf un hasard. Voltigeur de pointe de l’Etat pour le déploiement de la carte, le ministère de la Défense prépare activement le rassemblement des états-majors sur le site de Balard à Paris. Tester une formule à la fois souple (valable pour quasiment tous les types de déménagement : bureaux d’agents, archives, matériels jusqu’à sept tonnes), réactive (préavis possible de 48, voire de 36 heures) et réductrice de coûts (par rapport aux traditionnels bons de commande) avant le grand remue-ménage de 2014, c’était donc faire d’une pierre deux coups. Attribué à la société Organidem en octobre 2010, le marché a réellement démarré en janvier dernier, le temps de permettre au titulaire de se mettre en ordre de marche. Au bout de dix mois, le résultat est impeccable, dixit Hervé Horiot : les huit cartes ont généré 237 transactions, avec un panier moyen de 3157 euros, soit environ 750 000 euros télécollectés. Mais on s’attend à une augmentation exponentielle des dépenses réglées par le système. « Aucun dysfonctionnement ne peut être imputé à la carte », renchérit l’acheteur, attendu au tournant en cas de souci. « Un seul accroc, et la carte aurait été accusée de tous les maux. »

La gouvernance, clef du succès

La clef du succès ? « Passer le marché, c’était, à la limite, un jeu d’enfants. La réussite de la démarche se trouve dans la gouvernance », assure-t-il. Tous les acteurs (acheteurs, financiers, responsables de site, responsables de la logistique) sont associés dès le démarrage du projet. Côté soumissionnaires, les candidats sont conviés à une réunion d’information dédiée au fonctionnement de la carte (1). Un « mode opératoire » est couché noir sur blanc pour répartir les rôles de chacun et blinder l’exécution, talon d’Achille de la commande publique française. Quatre phases sont décomposées : a) l’établissement d’un devis par la direction du site d’accueil, en concertation avec son homologue du site de départ, validé contradictoirement avec le titulaire du marché, et sur lequel est mentionnée le numéro de carte du porteur b) le déménagement proprement dit effectué selon les conditions et les délais du devis c) si certification du service fait, feu vert pour la télécollecte de la transaction correspondant au devis et paiement du fournisseur dans les quatre jours. Dans le cas où le déménagement ne s’est pas bien déroulé comme prévu, la télécollecte n’est pas autorisée tant que l’entreprise et le porteur de carte ne se sont pas entendus sur le montant d’une moins-value (réfaction ou pénalité) d) enfin suivi de l'exécution du contrat avec un relevé des opérations réalisées par mois transmis par la banque à chaque porteur et au service ordonnateur (2). Ultime précaution, un déménagement « à blanc » permet de vérifier que rien n’a entravé le processus. Avec un résultat « zéro ennuis », le marché a (re)doré le blason de la carte d’achat au SPAC qui l’utilise désormais pour ses marchés de formation (3) ou encore ses consommables automobiles (triangles, raclettes, dégivrage). « La dynamique est enclenchée et désormais, en amont, le SPAC se pose la question de savoir s’il est pertinent ou non de l’utiliser », signale Hervé Horiot, devenu en quelque sorte apôtre de la carte d’achat dans sa nouvelle affectation. Auréolé par ses états de service, il a notamment pour mission d’évangéliser les entités du commissariat des armées, lesquelles emploient, pour l’instant, la technique à dose homéopathique.

(1) Lire notre article : La carte d’achat au SPAC, ça déménage !

(2) Télécharger le mode opératoire Mode opératoire utilisation de la carte d'achat (Empty), le CCAP CCAP marché de déménagement exécuté par carte d'achat (1013.34 kB) et le règlement de la consultation RC de marché de déménagement exécuté en carte d'achat (545.41 kB)

(3) Lire notre article : La carte achat fait les yeux doux aux marchés de services