Acteurs publics : les enjeux du traitement des données

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Les capacités de traitement et d’exploitation des données au sein des entités publiques prennent une place de plus en plus importante. Pour placer la donnée au cœur du pilotage des activités, une transformation des systèmes d’information est en œuvre. Comment les DSI appréhendent-ils ce projet ? Quels en sont les enjeux ? Le point, proposé par Houda Maghlazi, Responsable Marchés Publics pour DataValue Consulting

Les défis à relever sont nombreux pour que les acteurs publics mènent leur transformation numérique sereinement et efficacement. Toutefois, le gain en termes d’efficience pour ces derniers est énorme, et la qualité de l’expérience usager en sera grandement accrue.
 

La data, nouvel enjeu des acteurs publics


Une stratégies « data » vise à placer la donnée au cœur de la création de la valeur. Il ne s’agit pas uniquement de collecter et stocker ses données mais également de les transformer, de les valoriser et les synthétiser 

Le rôle des DSI consiste à fournir aux entités publiques des outils afin de répondre classiquement à trois grands objectifs :
  • Piloter la programmation et la mise en œuvre des plans de l’état en ce qui concerne les différents domaines publics (emploi, santé, éducation, insertion sociale…) ;
  • Soutenir le pilotage national et local de la politique ;
  • Suivre l’évolution des déterminants financiers ainsi que l’information au grand public.
L’explosion du volume de données à traiter par les différentes organisations et la multiplication des usages et des nouvelles technologies offertes par le marché de l’IT conduit les acteurs du secteur public à s’orienter vers des stratégies orientées « data ». Cette orientation consiste à placer la donnée au cœur de la création de la valeur. Il ne s’agit pas uniquement de collecter et stocker ses données mais également de les transformer, de les valoriser et les synthétiser pour expliquer les évènements passés, définir des axes d’amélioration, des plans d’actions ou réaliser des prédictions.

Pour les DSI, les enjeux de cette nouvelle orientation data résident d ans la réussite de la transformation sur :
  • la construction d’une vision de la transformation à long terme installant une culture, une ambition et une organisation avec les ressources adéquates ;
  • l’idéation et l’identification de cas d’usage de data intelligence (apprêter et apprécier les usages et être force de proposition pour orienter les utilisateurs vers les meilleurs solutions) ;
  • la gouvernance de la donnée (référentiel, qualité des données, RGPD, fournisseurs des données, pilotage et organisation des données…) ;
  • les choix des technologies et l’évolution de l’architecture SI data (veille sur les nouvelles versions, expertise cloud…).
 

L’évolution des Systèmes d’Information Décisionnels (SID)


Les acteurs de l’Etat ont donc privilégié la mise en place de systèmes d’information décisionnels (SID) intégrés à ces SI, et qui prennent une place croissante avec le temps

Les systèmes d’information des entités publiques sont généralement conçus avec d’autres acteurs ou ministères de tutelle, ce qui complexifie leur exploitation et leur gestion. Pour piloter leur activité de façon plus fiable et autonome, les acteurs de l’Etat ont donc privilégié la mise en place de systèmes d’information décisionnels (SID) intégrés à ces SI, et qui prennent une place croissante avec le temps.
L’objectif des SID consiste à faciliter le traitement des données afin de fournir des informations fiables, actualisées, aptes à guider les prises de décision et le pilotage des différents programmes. 
Les DSI doivent donc répondre à ces évolutions des besoins et adapter continuellement les outils afin de répondre au plus juste à des attentes aux degrés de maturité hétérogènes. Les enjeux sont donc les suivants :
  • assurer une excellence opérationnelle du SID existant ou futur (disponibilité, réactivité et qualité des restitutions) ;
  • répondre aux attentes des directions internes mais également des partenaires externes tout en garantissant une agilité opérationnelle (offrir aux agents internes et aux partenaires externes des nouveaux services de visualisation des données et d’analyse en utilisant les solutions de type data science et IA) ;
  • proposer des solutions innovantes et accompagner l’évolution des usages tout en minimisant les coûts de transformation du SI.
 

L’impact du « Plan de transformation numérique de la commande publique »


La transformation digitale des entités publiques, en marche depuis les années 2000, s’est accélérée en décembre 2017, avec l’adoption du « Plan de transformation numérique de la commande publique » qui encourage les acteurs publics à tirer parti de toutes les opportunités qu’offre le numérique. La réforme du droit de la commande publique a fixé l’objectif d’une complète dématérialisation des procédures de passation des marchés publics de plus de 25 000 € HT et du déploiement d’une démarche d’Open Data sur les données essentielles des marchés publics et contrats de concessions. Cet objectif ambitieux a été cadré par un plan d’actions échelonées de 2017 à 2022 donnant une impulsion à la transformation numérique de la commande publique et recensant les actions utiles, voire nécessaires, reposant sur les administrations et les entreprises, mais également la société civile.

Les principaux objectifs de ce plan sont :
  • une gouvernance lisible et un accompagnement des acteurs ;
  • la simplification des usages et la diminution de la charge administrative grâce au numérique ;
  • le développement des interactions, des échanges et du traitement d’information tout au long de la vie du contrat ;
  • le renforcement de la transparence de la commande publique ;
  • un archivage électronique cohérent, sûr et accessible.

Pour répondre à ces objectifs ; plusieurs projets de refonte ou d’aquisition de nouvelles solutions se sont inscrits dans les schémas directeurs SI. Nous avons constaté également des regroupements d’achat qui se sont crées afin d’optimiser les dépenses inhérentes à cette transformation et faire bénéficier les adhérents des solutions innovantes à moindre coût. La mise en place du plan d’action a évidemment eu un impact significatif sur l’augmentation du volume des données, les risques de sécurité et la déstabilisation des infrastructures obsolètes.
our les acteurs de l’état, le challenge primordial consiste à mieux exploiter et traiter les données tout en répondant à d’autres exigences élevées en matière de dépenses, d’investissement, de gestion des risques et du respect des normes de conformité. Les entités publiques relèvent ces challenges et s’offrent les oppportunités d’analyse et de pilotage permettant d’avoir une meilleure visibilité sur les dépenses et les budgets grâce aux données collectées.
 

Acteurs publics : les nouveaux défis à relever


Face à ce constat, les acteurs de l’Etat se trouvent aujourd’hui devant diverses difficultés à surmonter :
  • la conduite du changement culturel pour décloisonner le fonctionnement en silo, assouplir le modèle hiérarchique très vertical et adopter un mode de fonctionnement en méthode agile ;
  • la gestion des dépenses et les allocations budgétaires soumises à des exigences et à une règlementation stricte ;
  • l’organisation structurelle pour les prises de décision en interne et en concordance avec les instances de tutelles ;
  • les contraintes techniques avec la modernisation des technologies vieillissantes et de l’héritage de système propriétaire qui freine de nombreux acteurs dans leur démarche de changement d’outil, faute de moyens ;
  • les démarches contractuelles avec des cycles traditionnellement plus long ;
  • la volumétrie des données relatives aux usagers (citoyens, collectivités, institutions, tutelles, partenaires…) rendant le choix des technologies complexe et le coût de mise en place très élevé.