Réussir à déployer une telle politique sur un territoire aussi vaste que celui de la métropole en harmonisant les pratiques des six intercommunalités préexistantes, c’est encore plus complexe qu’assembler un puzzle de 42 000 pièces par une nuit sans lune. Pourtant, comme nous le confirme la chef du projet Spaser au sein de la direction des achats de la métropole, le résultat est au rendez-vous !

Maya Ribault - Très tôt, dès 2016, la Direction de la programmation et de la performance achat a mis l’accent sur la structuration de la programmation des achats, grâce à un service Programmation dédié au recensement des besoins. Ce service s’est positionné à la fois comme centralisateur des besoins des six anciens EPCI, garant de la computation, et à la fois comme facilitateur pour trouver des solutions d’achat ; renseigner par exemple les demandeurs sur les marchés existants.
Le processus de programmation s’est depuis structuré grâce à un système d’information qui permet d’avoir une vision complète et transversale des besoins de tous. Il est le socle des mutualisations de marchés et des actions conduites par les acheteurs.

Le service Programmation dédié au recensement des besoins. Ce service s’est positionné à la fois comme centralisateur des besoins des six anciens EPCI

La programmation et les actions de mutualisation des achats ont permis d’identifier les potentiels contributeurs aux groupes de travail Spaser. Une note du DGS a en outre donné un élan officiel à la constitution des groupes de travail thématiques, animés en binôme par les acheteurs et les conseillers juridiques. Nous avons par ailleurs veillé à ce que les différents territoires et entités métropolitaines soient représentés.

Maya Ribault - D’une manière générale, la centralisation des besoins achat a d’abord été une nécessité juridique dans la mesure où la computation des seuils s’apprécie à l’échelle de la métropole dans son ensemble. Cet argument a été expliqué, globalement compris et entendu. Nous avons eu le souci permanent de trouver des solutions et des modes d’organisation pour concilier centralisation et souplesse.
Concernant l’élaboration du Spaser, et compte tenu de la complexité du projet, du temps, des outils et des ressources à mobiliser, nous pensons que cette centralisation a plutôt été bien accueillie. Nous avons eu à cœur de mettre en valeur et de nous appuyer sur les nombreuses bonnes pratiques déjà existantes en matière d’achats responsables. Elles sont reprises dans les encadrés de chaque fiche du Spaser.

Maya Ribault - Il faut du temps pour convaincre, former et sensibiliser tous les métiers, mais c’est ça qui est intéressant et qui donne du sens à notre mission d’achat responsable. Par ailleurs des directions exemplaires n’ont pas attendu le Spaser pour mettre en place des considérations environnementales et sociales. La communication de ces bonnes pratiques en groupes de travail a pu donner de l’élan à ceux pouvant exprimer des réserves ou des freins.

Des directions exemplaires n’ont pas attendu le Spaser pour mettre en place des considérations environnementales et sociales

La coanimation acheteur/juriste a par ailleurs été un atout pour à la fois impulser en rappelant les obligations réglementaires, et rassurer en donnant des outils pratiques sur l’expression de besoin et la sélection des offres. Des entités « expertes » ont également été mobilisées (égalité femmes/hommes, innovation, insertion, qualité de l’air, plan climat, environnement, handicap, plan alimentaire de territoire) pour s’assurer de la cohérence du Spaser avec les nombreuses autres actions conduites par la métropole en matière de développement durable.

Maya Ribault - Cette segmentation est à l’initiative du service achat métropolitain qui s’appuie sur la cartographie des achats, élaborée annuellement par notre contrôleur de gestion et l’équipe du service programmation. Cette cartographie facilite l’identification des familles d’achat stratégiques et du panel fournisseurs. Les principales catégories sont les suivantes : travaux de voirie et d’infrastructure de mobilité ; moyens généraux et logistique ; entretien des bâtiments ; déchets, eau et assainissement ; prestations intellectuelles et prestations de service liées aux travaux.

Maya Ribault - Nous avons créé cinq groupes de travail. Tout d’abord quatre groupes métiers : travaux, bâtiment, voirie et aménagement ; mobilité durable et transition énergétique ; achats fonctionnels (moyens généraux et INSI) ; services à la population : déchets, eau et assainissement, culture, sport et agriculture. Ce groupe-ci a été divisé en quatre sous-groupes pour plus de cohérence. Le cinquième groupe et un « groupe expert » impliquant des personnes aux compétences transverses au sein de la métropole, pouvant avoir un avis plus global et une vision plus en prospective, qui a validé les contenus produits par les autres groupes métiers.
Ces groupes métiers étaient constitués de prescripteurs et des rédacteurs de marchés. Chaque groupe était encadré par un binôme acheteur et un conseiller juridique, pour un pilotage complet et rassurant pour les contributeurs. Les différentes étapes d’élaboration du Spaser ont été validées par notre élu délégué à la commande publique qui a porté la délibération relative à l’adoption du Spaser en octobre 2021.

Maya Ribault - Nous avons inclus trois objectifs cibles à horizon 2025, à savoir :

Nous sommes confiants sur l’atteinte de nos objectifs d’ici 2025. Mettre en œuvre le développement durable dans les achats, c’est prendre en compte toutes les externalités, qu’elles soient environnementales, sociales ou économiques.